Policy för hantering av data och personuppgifter vid Nätverkstan Kulturtidskrifter

Personuppgifter eller data är de uppgifter som vi har och samlar in om våra tidskrifters kunder för att kunna ge dem de tjänster de beställt.

I detta dokument redogör vi för:

  1. Vilken typ av data vi samlar in?
  2. Hur samlar vi in uppgifter om personer?
  3. Vad används de till och vem kan ta del av dem?
  4. Hur länge sparas uppgifterna hos oss?
  5. Hur skyddar vi uppgifterna?
  6. Hur kan kunden ta del av uppgifterna?

 

 1. Vilken typ av data vi samlar in?

Den typ av data som vi hanterar på Nätverkstan Kulturtidskrifter faller under kategorin kunduppgifter.

Kunduppgifter är uppgifter som är kopplat till kunden– t.ex. namn, adress, e-postadress, telefonnummer. Det kan även vara information om vilka tjänster, främst prenumerationer kunden har och hur hen använder dem, beställningar, användar-id, lösenord, vilka nummer som skickats ut och annan information som hen lämnat vid kontakt med oss.

 

2. Hur samlar vi in uppgifter om personer?

  • När en person blir kund hos någon av våra tidskrifter samlar vi/tidskriften in nödvändigt information för att kunna utföra den köpta tjänsten, t.ex. när man tecknar en prenumeration eller medlemskap, kontaktar oss för att få information, ändra adress eller vill ha tillgång till tidskrifternas digitala material.
  • Viss information kan också sparas i samband med att kunden t.ex. besöker vår hemsida, ringer eller skickar e-post.
  • Vid uppstarten av samarbete med en ny tidskrift eller organisation tar vi del av det register som de har sedan innan. En rensning av uppgifter sker då enligt punkt 4.

Exakt vilken information vi samlar in om en kund beror på vilken/vilka av våra tjänster som hen använder. Men vi strävar mot att aldrig samla in mer information än nödvändigt.

 

3. Vad används de till och vem kan ta del av dem?

 För att behandla personuppgifter ska det finnas stöd i gällande dataskyddsreglering, GDPR. Det betyder att för att vår behandling av data ska vara laglig, krävs det att den är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden. Ytterligare behandling av personuppgifter får också göras sedan kunden har lämnat sitt samtycke till just den behandlingen.

Nedan följer exempel på för vilka ändamål vi behandlar din data och med stöd av vilken rättslig grund vi gör detta.

  • Leverans av beställd vara/tjänst
    Vi behandlar personuppgifter för att identifiera kunder, för att hantera och leverera beställningar i enlighet med upprättat avtal. Vi behandlar även data för att ta betalt för de tjänster de använder, för att hantera aviseringar om förlängning, fakturor och betalningar, och för att åtgärda reklamationer.
  • Kommunikation kring beställning eller tjänst
    Vi behandlar även data i samband med annan kommunikation med kunden, t.ex. när vi skickar information om och är i kontakt i frågor angående våra tjänster. Eller när kunden hör av sig i olika frågor.
  • Direktmarknadsföring
    Vi behandlar olika typer av data för att kunna marknadsföra tidskrifternas produkter och tjänster direkt till kund. Detta görs aldrig mellan olika register utan endast för den tidskrift där personen är kund. Du kan få marknadsföring via t.ex. brev, telefon, sms och e-post. I detta syfte kan vi även komma att sammanställa statistik för analysbehov.

I vissa sammanhang behöver vi dela med oss av uppgifterna i vårt register till andra. Vi kan komma att lämna ut data till:

  • Distributörer av tidskrifter
    När en tidskrift kommer med ett nytt nummer ska det skickas till prenumeranterna. Vi förser då distributören med en aktuell adresslista över de kunder som ska få kommande utgåva. Leverans av adress sker via säker server.
  • Tidskrifternas redaktioner eller organisationers styrelse
    Ibland vill redaktionen för en tidskrift eller styrelsen för en medlemsorganisation ha ett utdrag ur sitt register. Det kan vara för utskick, kallelser eller kampanjuppföljning till exempel. Leverans av adress sker då via säker server.
  • Myndigheter
    Vi är skyldiga att, på begäran enligt lag och myndighetsbeslut, lämna ut den data som följer av beslutet.

 

4. Hur länge sparas uppgifterna hos Nätverkstan Kulturtidskrifter?

 Nätverkstan Kulturtidskrifter sparar aldrig uppgifter i registren längre än vi behöver. Viss data slängs direkt, annan sparas under längre tid beroende på vad uppgifterna ska användas till.

Kunduppgifter sparas så länge personen är kund/prenumerant/medlem och därefter som längst tre år efter det att avtalsförhållandet upphört. Undantag gäller för sådant underlag som måste sparas enligt lag, t.ex. bokföringslagen.

När det gäller fakturor sparas uppgifterna enligt bokföringslagen.

Mailkonversationer med vår kundtjänst sparas i max två år, detta för att kunna söka information bakåt om hur beställning gått till osv.

 

5. Hur skyddar vi uppgifterna?

 Vi arbetar kontinuerligt med att skydda våra kunders integritet. Åtkomst till din data ges endast till dem som behöver det för sina arbetsuppgifter. Behandling av data loggas systematiskt. Vi arbetar kontinuerligt med bekämpning av spam och virus i våra nät.

 

6. Hur kan kunden ta del av uppgifterna?

 Viss behandling av data baseras på att vi har kundens godkännande, så kallade samtycke. Kunden bestämmer alltid vilken behandling som godkänns och om hen vill återkalla sitt samtycke. Man kan alltid kontakta Nätverkstan Kulturtidskrifter för att ta del av vilka uppgifter som finns sparade.

Viktigt som kund att förstå är att för att kunna tillhandahålla tjänster och produkter behöver vi behandla och hantera personuppgifter. Ingen kund är skyldig att lämna sina uppgifter till oss, men att inte göra det betyder att det inte är säkert att vi kan tillhandahålla de önskade tjänsterna.

För personer under 18 år är det vårdnadshavaren som måste lämna samtycket.

Nätverkstan är en oberoende aktör i kulturlivet med målet att vara ett av Sveriges främsta resurscentrum för småskalig publicistisk, konstnärlig och annan kulturell verksamhet.

Startad 1996 och ägs av tidskriften Ord & Bild, Tidskriftsverkstaden i Väst och studieförbundet Sensus.

Telefon:
Växel 031-743 99 00
Ledning 031-743 99 26
Ekonomitjänst 031-743 99 05
Redovisning 031-743 99 25
Utbildning 031-743 99 08
Medialab 031-743 99 02

E-post:
info@natverkstan.net

Besöksadress:
Lagerhuset
Heurlins plats 1B
413 01 Göteborg

Postadress:
Nätverkstan
Box 311 20
400 32 Göteborg