Policy för hantering av data och personuppgifter Nätverkstan Redovisning

I detta dokument redogör vi för:

1 Vilken typ av data vi samlar in?

2 Hur samlar vi in uppgifter om personer?

3 Vad används de till och vem kan ta del av dem?

4 Hur länge sparas uppgifterna hos oss?

5 Hur skyddar vi uppgifterna?

6 Hur kan kunden ta del av uppgifterna?

 

 1. Vilken typ av data vi samlar in?

Den typ av data som vi hanterar på Nätverkstan Redovisning faller under kategorin kunduppgifter.

Kunduppgifter är uppgifter som är kopplat till kunden– t.ex. namn, adress, e-postadress, telefonnummer och organisationsnummer (personnummer för enskilda företag). Det kan även vara information om vilka redovisningstjänster som kunden önskar använda, tidigare årsbokslut, Årsredovisningar och andra tjänster kopplade till tjänster inom redovisning.

 

2. Hur samlar vi in uppgifter om kunder ?

  • När en person/organisation blir kund hos oss samlar vi in nödvändig information för att kunna utföra den köpta tjänsten, t ex namn, adress, e-postadress, telefonnummer, organisationsnummer (personnummer för enskilda företag), tillgång till föregående års redovisning, åtkomst till kundens skattekonto hos Skatteverket och i de fall som önskas, åtkomst till bankkonto kopplat till företaget för att kunna hantera betalningar och andra, av kunden, beställda tjänster.
  • När samarbete inleds, samlar vi in de uppgifter som anses nödvändiga för att kunna genomföra de önskade tjänsterna.

 

3. Vad används de till och vem kan ta del av dem?

För att behandla personuppgifter ska det finnas stöd i gällande dataskyddsreglering, GDPR. Det betyder att för att vår behandling av data ska vara laglig, krävs ett nytt avtal för att kunna fullfölja tidigare avtal med kunden. Ytterligare behandling av personuppgifter får också göras sedan kunden har lämnat sitt samtycke till just den behandlingen.

Nedan följer exempel på för vilka ändamål vi behandlar din data och med stöd av vilken rättslig grund vi gör detta.

  • Leverans av beställd tjänst
    Vi behandlar personuppgifter för att identifiera kunder, för att hantera och leverera beställningar i enlighet med upprättat avtal. Vi behandlar även data för att ta betalt för de tjänster som kunden avtalat.
  • Kommunikation kring tjänst
    Vi behandlar även data i samband med annan kommunikation med kunden, t.ex. när vi skickar information om frågor angående våra tjänster eller när kunden hör av sig i olika frågor.
  • Revisor
    Vid förekommande fall där kund har en revisor, lämnas uppgifter om företaget ut för att göra en revision möjlig. Avtal gällande revision ska skrivas direkt med för kund, aktuell revisor.
  • Myndigheter
    Vi är skyldiga att, på begäran enligt lag och myndighetsbeslut, lämna ut den data som följer av beslutet.

 

4. Hur länge sparas uppgifterna hos Nätverkstan Redovisning?

Nätverkstan Redovisning sparar uppgifter enligt Bokföringslagen i 7 år. Undantag är om kund säger upp sitt avtal med Nätverkstan Redovisning, då sparas företagets uppgifter i 36 månader efter avtalets utgång eller kortare om så kunden önskar. Dock kortast 24 mån för att det tidigare avtalet, ska kunna utföras enligt god redovisningssed. Kund, är enligt Bokföringslagen, alltid skyldig att spara sin bokföring i 7 år.

Mailkonversationer mellan kund och Nätverkstan Redovisning sparas som längst i 36 månader. Allt för att säkerställa ett arbete för årsbokslut enligt god redovisningssed.

 

5. Hur skyddar vi uppgifterna?

Vi arbetar kontinuerligt med att skydda våra kunders integritet. Åtkomst till din data ges endast till dem som behöver det för sina arbetsuppgifter. Behandling av data loggas systematiskt. Vi arbetar kontinuerligt med bekämpning av spam och virus i våra nät.

 

6. Hur kan kunden ta del av uppgifterna?

Viss behandling av data baseras på att vi har kundens godkännande, så kallade samtycke. Kunden bestämmer alltid vilken behandling som godkänns och om hen vill återkalla sitt samtycke. Man kan alltid kontakta Nätverkstan Redovisning för att ta del av vilka uppgifter som finns sparade.

Viktigt som kund att förstå är att för att kunna tillhandahålla tjänster  behöver vi behandla och hantera personuppgifter. Ingen kund är skyldig att lämna sina uppgifter till oss, men att inte göra det betyder att det inte är säkert att vi kan tillhandahålla de önskade tjänsterna.

Nätverkstan är en oberoende aktör i kulturlivet med målet att vara ett av Sveriges främsta resurscentrum för småskalig publicistisk, konstnärlig och annan kulturell verksamhet.

Startad 1996 och ägs av tidskriften Ord & Bild, Tidskriftsverkstaden i Väst och studieförbundet Sensus.

Telefon:
Växel 031-743 99 00
Ledning 031-743 99 26
Ekonomitjänst 031-743 99 05
Redovisning 031-743 99 25
Utbildning 031-743 99 08
Medialab 031-743 99 02

E-post:
info@natverkstan.net

Besöksadress:
Lagerhuset
Heurlins plats 1B
413 01 Göteborg

Postadress:
Nätverkstan
Box 311 20
400 32 Göteborg